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一位PPT发烧友吐血分享的PPT知识系列,相见恨晚(PPT自带功能篇)

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作为一个资深的PPT发烧友,让我带你们见识一些足以让你相见恨晚的知识,希望给各位增加点人前装逼的资本!

本文分为3大部分:自带功能篇,辅助工具篇和独家经验篇。

先来说第一部分,PowerPoint自带的功能中,哪些令人相见恨晚?

PowerPoint作为一款备受欢迎的办公软件,很多用户只是知道常见的一些基础功能,而更深层次的功能,我估计90%左右的人都没接触到。下面就看我一一介绍,请注意,常见的就不说了哈!


1,咱们就从“开始”说起。

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1.1 【替换字体】

指一键将A字体替换为B字体。

当我们做了一个PPT,里面正文用的是宋体,但做好之后,我们觉得,正文用微软雅黑更好一点,我们点击【替换字体】,即可一键替换文件中所有宋体,变成微软雅黑。试想,如果没有这个功能,你要白费多少力气才能全部替换?

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1.2 【自定义设置默认字体】

指我们将输入的文字字体默认为其他字体,而不是系统默认的宋体。

举个例子,当我做一个PPT时,我会挑选字体,比如某一个案子,我选择了标题使用华康丽金黑简体,正文使用黑体。但大家都知道,系统默认的字体是宋体,如果我想使用黑体,我有两个选择:一是去替换,这是事后干预。

二是直接开始就把黑体设置为默认的正文字体,这是事前干预。

PPT中的设置默认文本框功能,就是这个作用。

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1.3 【PPT图层】

指PPT中单个页面中所有元素的层级关系。

很多人只知道PS有图层,但很少有人知道PPT的图层吗?这个图层有什么作用呢?

大家都知道,当某一页PPT元素过多时,我们编辑起来会很麻烦,知道了图层的概念,我们就可以分层编辑,暂时不需要编辑的层可以选择隐藏。点击【选择】就能看到这个功能。

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举个例子看一下:假如我们需要在一页PPT中同时编辑这么多图片,我们可以打开选择窗格:

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对最上面的那张海报进行编辑时,我们可以先把其他的海报暂时隐藏起来,等首层的海报编辑后,再把这一层隐藏,第二层打开。

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另外,当我们动画插入过多的时候,同样可以采取这个方法进行操作。

1.4 【格式刷增强版】

指复制一次格式,同时为多个文本框刷出指定的格式。

那普通的格式刷是什么呢?选择一段文本框,点一下格式刷,为指定的文本框刷出格式,然后格式刷效果消失,如果想继续为另一段文本框刷出格式,需要循环上面的操作。

但格式刷增强版就不用担心这个问题了。如果你想同时为多个文本框刷出同样的格式,只需要选择一段文本框后,双击格式刷选项,然后你就可以任性的给N个文本框刷出同样的格式了!

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2,接下来说“插入”里,都有什么让你相见恨晚的知识。

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2.1 PowerPoint自由截图工具

指在不用链接网络的情况下,自由截取屏幕画面。

你常用的屏幕截图工具都有哪些呢?QQ?微信客户端?第三方截图软件?好像没了吧,但你要知道,那些工具一般需要联网才能使用,那么如果你电脑未联网,你要怎么截图呢?也许,你可以试试PowerPoint自由截图工具。

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2.2 利用SMARTART来排版图片

指将图片插入至smartart,快速实现排版效果。

图片排版和图文排版一直是很多人头疼的地方,怎么对齐?怎么排版?一直是个难解,如果你不追求太新颖的排版方法,你可以试试【插入SMARTART】。

比如,我们想做瓷砖风格的图片排版:

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我随便找了几张图片,看起来很整齐吧:

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或者像这样的:

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2.3 插入对象

指在PPT中插入PowerPoint无法输入的元素,对象包含绘图工具,数学符号,EXCEL等。

先给我们伟大的人民教师谋个福利,尤其是数学老师。当我们想在PPT中插入一些数学符号时,该怎么办呢?有些人说可以【插入公式】:

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但这个公式数量不多,如果我们想插入其他公式或特殊符号怎么办呢?你可以试试【插入对象】,别想歪啊,我看评论去已经有人淫笑了。比如这个:

记得是Microsoft 公式 3.0,还可以勾选右边的显示为图标。

让我们插入个特殊符号试试,如

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道了这个方法,老师们就不用在网上复制粘贴别人的公司再来修改数字了。

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当然,【插入对象】中还有个很强大的东西,叫绘图。如果我们想在PPT中插入一个手绘的图片,我们可以直接点击【插入对象】,选择Bitmap image,就可以直接在画板上作业了。

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2.4 【音频录制】

指录制声音文件。

OFFICE之所以强大,还表现在强大的音,视频处理方面,先来说录制音频方面。

说个常见的场景吧,我们知道,PPT毕竟是配合演讲使用的辅助演示工具,当我们想把做好的PPT文件发给别人时,我们对PPT文件的解读如果能同时附带在里面,就会更好一些,这样别人不仅能边看PPT页面,边听我们对PPT页面内容的解读。那【录制音频】就很好的解决了这个问题。

另外,还有很多人把PPT中的录制声音当做一个录音机来用也是不错的选择。

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2.5 【录制视频】

指完成电脑视频画面的录制。

如果我们想在PPT中插入一段视频,而视频却不能从网络上下载下来,那怎么办呢?这时候就要用到【录制视频】的功能了。

选择录制视频播放窗口的大小,开始录制,直到结束,然后插入到PPT文件中。

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3,我们说说“切换”里面有哪些令人相见恨晚的知识。

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3.1 【设置自由换片时间】

指对PPT中页面切换方式的设置,包含自动定时换片和手动换片。

当我们想让PPT某些页面自动播放,有些页面手动播放,该怎么办呢?你需要对相关页面【设置自动换片时间】。

如果想自动播放,就【设置换片时间】,如果想手动播放,就选择【点击鼠标时】。

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4,接下来说说“幻灯片放映”里面的东西。

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4.1 【设置幻灯片放映】

指对幻灯片放映方式的选择。

我们的幻灯片放映默认是全部,这里你可以修改为从X到N的页码,注意,页面必须是一个区间。

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但有些时候,你想挑选某几页幻灯片来放映,如我想播放第1,4,5页,其他的都不播放,该怎么办呢?

你需要【自定义放映】,但这个按钮正常情况下是不能勾选的。

你需要先在这里设置下:

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然后,这里就可以勾选了。

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4.3 【一键去除幻灯片所有动画效果】

指幻灯片动画效果不在放映时出现。

这里还有一个神技能,99%的人都不知道,当你做了一个PPT时,里面设置了很多的动画,但老板说,A客户不想看动画,B客户想看动画,虽然坑爹,但很多时候就会这样。放在以前,你肯定需要一页一页的删除动画,那么我教你一招,【放映时不加动画】:

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4.4 【使用演讲者视图】

指幻灯片放映时的视图效果。

当我们在台上演讲时,一般而言,无论是投影屏幕还是电脑,显示的都是本页内容,那下一页是什么内容怎么看到呢?

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实际效果就是这样,左边为当前页,右边为下一页:

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5,让我们来看看“审阅”内都有什么值得惊叹的东西。

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5.1 【翻译工具】

指将A语言进行自动翻译为B语言。

我们做PPT时,经常需要用到英文,那一般而言,很多人都是打开某些翻译网站,输入中文,翻译成英文,这个方法有点慢,我们可以使用PowerPoint自带的【翻译工具】。

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5.2 【幻灯片文件合并】

指讲A幻灯片的所有页面原封不动的插入到B幻灯片中。

这里要用到审阅中的【比较】功能。

这个功能主要应用场景是,我们想把一个PPT的所有页面原封不动的插入到另外一个PPT中。看个例子:

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把一个PPT插入到另外一个PPT后的效果:

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6,再来看看“视图”里的一些知识。

6.1 【形状对齐时显示智能向导】

指在对齐形状时,软件自动出现智能参考线,帮助完成对齐。

我们可以选择【显示】中的【形状对齐时显示智能向导】,勾选开启后,我们再对齐形状时,就会自动出现智能参考线。

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7,最后,让我们看看“文件”里都有什么知识。

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7.1 【保护演示文稿】

指对文件进行保护,防止他人进行修改。

有些时候我们做完一份PPT后,为了防止文件被修改,我们可以对文件采取相应的保护。

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7.2 【检查幻灯片兼容性】

指检查幻灯片文件在各版本中的兼容效果。

有时候我们电脑上制作PPT用的是高版本的PowerPoint软件,如13版,但演示用的电脑上可能是低版本的PowerPoint软件,如07版,那么我们做好的文件都会出现什么问题呢?我们可以【检查兼容性】,这样就能够提前发现一些兼容性导致的问题了。

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7.3 【增加操作撤销次数】

指修改PPT误操作的次数,默认为20次,最高可修改为150次。

PowerPoint有一个撤销编辑的功能,当我们做了某些错误的操作时,可选择撤销,但默认智能撤销20次,我们可以修改为最高150次。

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在【文件】,【选项】,【高级】中,我们可以修改:

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7.4 【嵌入特殊字体】

指将幻灯片中的特殊字体嵌入到文件中,防止文件转移后的字体丢失。

当我们做PPT时,我们可能会用到一些特殊字体,但别人的电脑上没有这个字体的话,那做好的文件中的特殊字体就会默认变成宋体,那我们可以将字体嵌入到PPT中。

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7.5 【保持幻灯片中图片的质量】

指我们对幻灯片中插入的图片不进行压缩处理。

当我们在PPT中插入图片时,会默认把PPT文件中的图片尺寸缩小,在电脑上看不出来有什么问题,但是在大尺寸的投影屏幕上就会显得有些模糊,怎么办?

我们可以勾选不压缩图片文件的大小:

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好了,第一部分先写那么多吧,抽空再补充几个。

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